Het sorteersysteem dat Bibliotheek Breda meer dan 15 jaar trouw heeft gediend, begon de grenzen van zijn levensduur te bereiken. Het werd steeds moeilijker onderdelen te krijgen en het gebrek aan doorontwikkeling van het systeem, zorgden voor een zoektocht naar de beste vervanging en die werd gevonden bij ekz benelux met een sorteersysteem op maat.
Wanneer is het tijd voor vervanging?
De Trion Sorter van Bibliotheek Breda deed het nog, maar de signalen waren al een tijdje duidelijk. Sinds 2016 was er geen service meer beschikbaar omdat de oorspronkelijke leverancier was gestopt, en vervangende onderdelen werden schaars en duur. Het team wist dat ze voor een belangrijke beslissing stonden.
“We zagen het aankomen,” vertelt het bibliotheek team. “Elke storing betekende stress en vertraging voor ons, maar vooral ook voor onze bezoekers. En dat ging op een gegeven moment niet meer. We konden niet meer de beste service leveren die we voor onze bezoekers willen bieden.”
Het is een verhaal dat we vaker horen. Verouderde technologie zonder ondersteuning, stijgende onderhoudskosten en die constante onzekerheid of alles morgen nog wel werkt. Want als je sorteeroplossing uitvalt, merk je meteen hoe cruciaal die eigenlijk is voor je hele bibliotheek.
Sorter en maatwerk dat écht past
Bij ekz benelux weten we dat geen enkele bibliotheek hetzelfde is. Daarom begint elk project bij ons met goed luisteren: naar jouw situatie, jouw wensen en de dagelijkse manier van werken van jouw team.
Voor Bibliotheek Breda ontwikkelden we samen een complete aanpak. De keuze viel op onze ekz Modular Sorter. Dit is een flexibel systeem dat meegroeit met je ambities. Begin je met drie bakken? Prima. Wil je later uitbreiden naar tien of twintig bakken? Dat kan gewoon, zonder dat je hele basis systeem opnieuw moet aanpassen.
Daarnaast plaatsten we twee nieuwe ekz Bookdrops die naadloos integreren met het sorteersysteem en een ekz Smartchute voor bijzondere materialen zoals puzzels en tijdschriften.
Het mooiste van alles? Alles werkt samen met het bibliotheeksysteem dat ze al gebruikten. Geen handmatige invoer meer, geen fouten, geen gedoe.
Implementatie die werkt
“Kunnen we dit doen zonder weken lang uitval of chaos?” Het is een vraag die we vaak horen en we begrijpen die zorg volledig. Maar wees gerust, onze eigen engineers zorgen ervoor dat alles goed werkt en pasklaar wordt opgeleverd!
Bij Bibliotheek Breda hebben we laten zien hoe dat zelfs in een enorm tempo kan. Maandag om half twaalf begonnen we met demonteren. Tegen het einde van die dag stonden de nieuwe ekz Bookdrops al operationeel. Dinsdag was het complete nieuwe sorteersysteem draaiend.
Dit zit hem vooral in de juiste voorbereiding. Weken van tevoren hadden we al uitgebreid overlegd, metingen gedaan en alle details doorgesproken. Het resultaat? De bezoekers merkten nauwelijks dat er iets werd geïnstalleerd.
Meer dan alleen efficiency bij sorteerstraten
Het echte verschil werd pas in de weken erna zichtbaar. Het sorteren ging sneller, wat betekent dat het team meer tijd heeft voor waar bibliotheken echt voor staan: bezoekers helpen en persoonlijke service bieden.
Maar het nieuwe systeem is vooral betrouwbaarder. Waar het oude systeem regelmatig hapert, draait de nieuwe oplossing dag in dag uit zonder problemen. Dat geeft rust aan het team en die rust voelen bezoekers ook. En mocht er toch nog iets zijn, dan staat ons service team klaar om eventuele zaken te verhelpen.
“We hadden dit eigenlijk veel eerder moeten doen,” was de tevreden reactie. “Het verschil is zo groot dat we ons afvragen waarom we eigenlijk zo lang hebben gewacht.”
Ook aan het denken over vervanging van jullie sorter?
Elke bibliotheek is anders en wat perfect werkt voor Breda hoeft natuurlijk niet jullie ideale oplossing te zijn. Beperkte ruimte? We hebben compacte oplossingen. Complexe processen? Onze systemen passen zich aan. Wat je situatie ook is, wij denken graag mee om binnen jouw wensen en mogelijkheden de beste oplossing te vinden.
Bij ekz benelux krijg je niet alleen een product geleverd. We leveren ook goed advies en denken altijd mee. Tijdens het eerste gesprek, tijdens de installatie en ook daarna voor ondersteuning. Want een goede samenwerking houdt niet op bij de levering.
Herken je je in dit verhaal en ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bibliotheek? [Neem contact op met Jos of Bjorn] voor een vrijblijvend gesprek over jouw sorteer uitdaging.
